OptimiDoc | Dokumentdigitalisierung

Document digitization

Dokumentdigitalisierung

Die sOptimiDoc-Dokumentendigitalisierung

Es digitalisiert Dokumente sehr präzise und und benutzerfreundlich

Es ermöglicht eine einfachere und schnellere Digitalisierung von Dokumenten auf jedem Gerät.

Es verwaltet einzelne Digitalisierungsaufgaben und ermöglicht das Speichern in einem ausgewählten Standort auf Ihrem PC oder auf gemeinsam genutzten Festplatten. Das Senden von E-Mails in den In-Box ausgewählter Benutzer ist eine Selbstverständlichkeit.

Tägliche Digitalisierung

Digitalisierung auf Cloud-Speicherorte

Dokumente werden im digitalen Format in einem beliebigen Ort gespeichert

Die Möglichkeit, Dokumente direkt vom Gerät in einem Cloud-Speicherort zu speichern, wird den Alltag aller Benutzer erleichtern.

Sie müssen die Dokumente nicht mehr per E-Mail senden und erneut speichern. Die E-Mail-Kapazität und andere Speicherorte können nun erheblich kleiner sein.

Unterstützte Speicherorte:

  • OneDrive Personal/Business
  • SharePoint Online
  • Google Drive
  • DropBox
  • Box
  • Örtlicher/geteilter Server
  • Distributed filesystem
  • WebDav
  • FTP/FTPs
  • OptimiDoc
  • Script
Dokumentenkonvertierung

Speichern in mehr als zehn der üblichsten Dateitypen

OptimiDoc kann eingescannte Dokumente in mehr als zehn Dateitypen konvertieren. Es konvertiert nicht nur in reinen Text, sondern kann auch Formatierung, Absätze oder Bilder in der richtigen Position halten.

Die üblichsten Typen sind enthalten: Microsoft Word, Microsoft Excel, durchsuchbare PDFs, HTML- oder einfache TXT-Dateien.

Unterstützung weiterer Eingänge

Dass ein Multifunktionsgerät nur einen Scanner hat, gehört jetzt der Vergangenheit an

Verarbeiten Sie Dokumente nun in digitaler Form. Sie können ein digitalisiertes Dokument per E-Mail senden, in einem Verzeichnis speichern oder es über eine Weboberfläche hochladen.

Sie können Ihr Dokument einfach in Word konvertieren, indem Sie es an word@unternehmen.com senden. Sie können Dokumente mit der mobilen App digitalisieren, indem Sie Bilder nehmen oder das Bild aus der Galerie des mobilen Gerätes hochladen.

Und vieles mehr

Andere Ziele
Digitalisierte Dokumente können an mehreren Scanning-Orten gleichzeitig gespeichert werden, ohne dass sie verschoben werden müssen. Darüber hinaus kann eine andere Anwendung oder ein anderes Skript über dem Dokument nach Abschluss der Verarbeitung laufen.
Durchsuchen des Zieles
Sie können das Ziel auf Ihrem Gerät durchsuchen und ein Verzeichnis auswählen, in dem das endgültige Dokument gespeichert werden soll. Wenn kein Verzeichnis vorhanden ist, erstellen Sie es einfach.

Digitales Büro

Barcode-Erkennung

Verfolgt digitalisierte Inhalte und zeigt Ergebnisse, die einfach zu lesen sind

Liest Barcodes ein und verwendet sie für die Verarbeitung von Dokumenten im Dokumentenverwaltungssystem oder für die Indexierung, Benennung und Klassifizierung von Dokumenten.

OptimiDoc unterstützt die Erkennung von mehr als 20 der am häufigsten verwendeten 1D- und 2D-Codes.

Dokument-Trennung

Es führt die Massendigitalisierung von Dokumenten aus

Die Trennung von Dokumenten erfolgt häufig durch Batch-Digitalisierung mehrerer Dokumente gleichzeitig. Das bedeutet, dass nicht alle Dokumente getrennt digitalisiert werden müssen.

Trennt Dokumente automatisch aufgrund einer Leerseite, eines Barcodes (je nach der Auswahl) auf der ersten Seite des Dokuments, einer festen Seitenzahl oder eines vordefinierten Textes im Dokument.

OCR-Zone

Überwacht den für Dokumente vorgesehenen Platz

Zonen-OCR kann durchgeführt werden, um einen bestimmten Text oder einen Barcode von einer vordefinierten Position im Dokument abzurufen. Anhand Filter kann Text durch eine Vorlage eingeschränkt werden, oder es kann nur ein Teil des erkannten Textes ausgewählt werden.

Diese Funktionalität automatisiert das Extrahieren von Daten aus solchen Dokumenten wie einem Lieferschein oder einer Rechnung bzw. anderen strukturierten Dokumenten.

Und vieles mehr

Verbesserung der Bildqualität
OptimiDoc führt eine Reihe von Vorgängen zur Verbesserung von Bildern aus Dokumenten aus. Diese Verbesserung ist die Voraussetzung für die hochwertige Erkennung und anschließende Archivierung von Dokumenten. Unterstützte Funktionen zur Qualitätsverbesserung:
  • Automatische Erkennung der Seitenausrichtung
  • Seitenausrichtung
  • Verbesserung der Bildqualität
  • Teilung von Doppelseiten
  • Entfernung der Leerseiten
Dokument-Metadaten
Jeder Digitalisierungsvorgang kann vordefinierte Metadaten umfassen, die der Benutzer auf dem Multifunktionsdrucker eingibt. Diese beschreiben jedes Dokument. Diese Daten können dann an andere Systeme übertragen oder zur Festlegung des endgültigen Speicherorts verwendet werden.
Automatische Benennung von Dokumenten
Das Dokument kann je nach Werten, die aus extrahierten Zonen, Barcodes oder über Systemparameter wie z.B. Verarbeitungszeit und Benutzername gewonnen werden, benannt werden.
Benachrichtigungen und Sicherungsorte
Das Dokument kann im Rahmen desselben Scanvorgangs an mehreren Orten gleichzeitig gespeichert werden - jedes Mal oder nur dann, wenn Probleme beim Speichern des Dokuments am primären Ort auftreten. In diesem Fall kann der Benutzer eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Zustellung an eine E-Mail-Adresse oder an einen anderen unterstützten Ort erhalten.
Scannen über die mobile App
Dokumente können auch über unsere mobile App gesendet werden. Der Benutzer muss nur das Dokument aus dem internen Speicher des Mobilgeräts hochladen oder ein Foto dieses Dokuments erstellen. So kann der Benutzer ein Foto eines Dokuments machen und es direkt an die Buchhaltungsabteilung senden.

Wir digitalisieren Dokumente an jedem Ort und in jedes Format.

Wir wissen, wie eng Ordnung und Effizienz verbunden sind. Deswegen verfügen wir über leistungsstarke OptimiDoc-Tools für Ihre alltägliche Digitalisierung.

Was können wir für Ihr Unternehmen tun?

Gerne bieten wir unverbindliche Beratung, bei der Sie alles über die Möglichkeiten von OmtimiDic erfahren

Ich möchte eine unverbindliche Präsentation