OptimiDoc | Druckverwaltung

Document digitization

Druckverwaltung

Gerätesicherheit

Und vieles mehr

Einmalige Anmeldung mit anderen Anwendungen
Die Funktion der einmaligen Anmeldung (Single Sign-On) kann verwendet werden, um die Anmeldedaten von einer anderen Anwendung, die für die Sicherheit der Multifunktionsgeräte vorgesehen ist, zu übernehmen und so nur das Scannen oder eine andere OptimiDoc-Funktionalität verwenden.
Benutzersynchronisation
OptimiDoc kann sich mit der vorhandenen Benutzerdatenbank des Kunden verbinden und eine einheitliche Synchronisierung der Benutzer einschließlich ihrer Abteilungen oder Gruppen durchführen. Unterstützte Benutzerdatenbanken umfassen:
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Azure AD
  • Lotus Domino
Eine weitere Möglichkeit des Benutzerimports ist die CSV-Datei.
Automatische Kartenzuweisung
Wenn dem OptimiDoc-Konto eines Benutzers keine Karte zugewiesen ist, kann die Karte bei erstmaliger Verwendung zugewiesen werden. OptimiDoc wird eine Änderung des PIN-Codes (bzw. des Namens und des Passwortes) auf dem Gerätepanel anfordern und prüfen, ob die Karte in der Datenbank bereits vorhanden ist. Danach weist es die Karte dem Benutzer anhand dieser Informationen zu.
Automatische PIN-Code-Generierung
Für die einfache Umsetzung der OptimiDoc-Lösung im Kundenstandort können äußerst nützliche Tools wie z.B. die automatische PIN-Generierung verwendet werden: das System legt automatisch PIN-Codes für verschiedene Benutzer fest und sendet diese an deren E-Mail-Adresse. Die Benutzer können sich dann mit dem generierten PIN-Code am Gerät anmelden.

Drucken von Dokumenten

Und vieles mehr

Mobiles Drucken
Mobiles Drucken ermöglicht dem Benutzer seine Dokumente direkt von einem mobilen Gerät aus zum Druck zu senden. Der Benutzer erledigt alles dank der Unterstützung von Google Cloud Print und dem E-Mail-Client auf seinem Telefon, Tablet oder Laptop. Mit der in OptimiDoc eingebetteten Technologie können Sie PDFs, Bilder sowie Dokumente wie Microsoft Word, Excel oder PowerPoint drucken, ohne dass eine Microsoft-Office-Installation erforderlich ist.
Delegiertes Drucken
Neben dem FollowMe-Druck bietet OptimiDoc die Möglichkeit, Ihre Druckaufgaben direkt zum Druck zu senden, und zwar mit der Unterstützung aller anderen Möglichkeiten. Das delegierte Drucken ermöglicht es Ihnen, Ihre Druckaufgaben an eine gemeinsame Warteschlange zu senden, aus der jene Benutzer, die Zugriff auf die jeweilige Gruppe haben, ihre Dokumente drucken können.
Finalisierungsfunktion und Druckvorschau
Ein Satz von Druckregeln ermöglicht dem Benutzer Vorgänge mit einzelnen Dokumenten aufgrund voreingestellten Bedingungen ausführen. Dadurch wird die Einhaltung der Druckregeln des Unternehmens sichergestellt. Sie können zum Beispiel festlegen, dass alle Drucke aus E-Mail-Anwendungen Schwarzweiß- und Duplexdrucke sein müssen.
Drucken mit der mobilen App
Die mobile App bringt die OptimiDoc-Benutzeroberfläche direkt auf das Mobiltelefon oder Tablet. Dem Benutzer stehen eine ganze Reihe von Funktionen zum Drucken, Scannen und Authentifizieren direkt auf dem Telefon zur Verfügung. Mit der Mobile-Print-App können Sie Dokumente in OptimiDoc durchsuchen und verwalten oder diese an verfügbare Druckgeräte senden. Mit dem QR-Code erhalten Sie autorisierten Zugriff auf das Multifunktionsgerät und können die vollständige OptimiDoc-Lösung benutzen.
Drucken für Gäste
Diese Funktion bietet Besuchern die Möglichkeit, Dokumente in deren Umfeld zu drucken, ohne eine Verbindung zu Ihrem lokalen Netzwerk herstellen zu müssen. Der Besucher sendet seine Dokumente an eine vorgegebene E-Mail-Adresse und erhält sofort eine Textnachricht mit den für die Anmeldung am Gerät erforderlichen Daten. Sie entscheiden, welche Gäste drucken können, was sie drucken können und wie lange.
Android-Terminal
Mit dem Android-Terminal können Sie die mobile App für Android in einem Modus verwenden, bei dem ein Tablet fest mit einem Gerät verbunden ist. Benutzer, die gekommen sind, um ihre Dokumente auf dem Gerät abzuholen, werden dann dieses Tablet verwenden. Der Kartenleser wird ebenfalls in diesem Regime unterstützt.

Reporting

Und vieles mehr

Erweiterte Berichte in Excel
Mit OptimiDoc können Daten direkt in eine Microsoft Excel-Datei exportiert werden. Mit einer vordefinierten Berichtsvorlage können Sie den Papierverbrauch, die Verwendung von Duplexdruck oder sogar die Geräteauslastung an verschiedenen Tagen und während bestimmten Stunden verfolgen. Berichte können zudem auch in andere Formate wie HTML, CSV und XML exportiert werden.
Automatische Berichte
OptimiDoc ermöglicht den Benutzern, Berichte als übliche E-Mails an Benutzer senden, sodass der Benutzer seine Abteilung oder die ganze Druckumgebung verfolgen kann.
Preislisten
Der Administrator kann eine Preisliste für einen bestimmten Benutzer in OptimiDoc festlegen, in der er die Preise für verschiedene Papierformate, Farben und Betriebsarten festlegt. Die Preisliste wird dann an ein Gerät gebunden und alle Vorgänge werden gemäß dieser Preisliste abgerechnet.
Projektabrechnung
Diese Funktion dient zur Überwachung der Projektkosten und Klassifizierung der Drucke als Geschäftsdrucke oder Privatdrucke. OptimiDoc kann eine breite Skala von Projekten erstellen, in denen der Benutzer ein bestimmtes Projekt auswählen kann, dem die Aufgabe in Rechnung gestellt werden soll.

Geräteüberwachung

Überwachung des Gerätestandes

Meldung über fehlendes Material oder Fehler

Die Geräteüberwachung bedeutet regelmäßige Überprüfung des Zustands von Geräten und Verbrauchsmaterialien.

Der Administrator kann über eine Weboberfläche sehen, was in der Druckumgebung geschieht, und auf potenzielle Probleme reagieren.

Der Administrator überwacht:

  • den Gerätezustand
  • das Papier im Speicher
  • den Tonerstand
  • den Stand anderer Verbrauchsmaterialien
Systembenachrichtigungen

Automatische Überwachung und Benachrichtigungen

Regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen können konfiguriert werden, wenn sich der Zustand des Geräts geändert hat oder das Volumen eines Verbrauchsmaterials ein festgelegtes Niveau unterschritten hat.

Die E-Mail kann Informationen über das jeweilige Gerät oder auch eine detaillierte Beschreibung des Problems oder der Art des Verbrauchsmaterials, das auszutauschen ist, beinhalten. Das Benachrichtigungssystem bietet eine schnelle Reaktion auf Fehler und kann sogar den Ausfall von Druckgeräten verhindern.

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Gerne bieten wir unverbindliche Beratung, bei der Sie alles über die Möglichkeiten von OmtimiDic erfahren

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