OptimiDoc | Gestión de la impresión

Document digitization

Gestión de la impresión

Seguridad del dispositivo

Y mucho más

Single Sign-On con otras aplicaciones
Por medio de la función del inicio de sesión unificado es posible retomar los datos de inicio de sesión de otra aplicación que resuelva la seguridad del dispositivo de función múltiple y aprovechar así solamente el escaneado u otra funcionalidad de OptimiDoc.
Sincronización de usuarios
OptimiDoc sabe conectarse con la existente base de datos de usuario del cliente y sincronizar regularmente a los diferentes usuarios, incluidos sus departamentos o grupos. A las soportadas bases de datos de usuarios pertenecen:
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Azure AD
  • Lotus Domino
Otro modo posible de la importación de usuarios es por medio del archivo CSV.
Asignación automática de la tarjeta
En caso de que el usuario no tenga la tarjeta asignada a su cuenta de OptimiDoc, es posible asignar la tarjeta con el primer uso de la misma. OptimiDoc pedirá la inserción de PIN (o del nombre y contraseña, si procede) en el panel del dispositivo, verificará si la tarjeta no existe en la base de datos, y en base de las informaciones asignará la tarjeta al usuario concreto.
Generación automática de PINs
Para una implementación fácil de la solución OptimiDoc en dispositivos del cliente es posible aprovechar herramientas como generación automática de PINs, cuando el sistema mismo configura el PIN a los diferentes usuarios y lo envía a sus buzones de e-mail. Ellos después pueden iniciar la sesión con el dispositivo por medio del PIN generado.

Impresión de documentos

Y mucho más

Impresión móvil
Por medio de la impresión móvil, el usuario puede enviar sus documentos directamente a la impresión desde su dispositivo móvil. Lo logra con ayuda del soporte de Google Cloud Print, cliente de e-mail en su teléfono, tableta o notebook. Con la tecnología incorporada en OptimiDoc, no sólo puede imprimir PDF o imágenes, sino también documentos como Microsoft Word, Excel o PowerPoint sin la necesidad de instalar Microsoft Office.
Impresión delegada
Además de la función FollowMe, la impresión OptimiDoc posibilita el envío de las tareas de impresión directamente a la impresión con el soporte de todas las otras opciones. La impresión delegada posibilita enviar las tareas de impresión a una cola compartida, de la cual podrán imprimir los documentos concretos los usuarios que tengan acceso a este grupo.
Politiques d'impression
El conjunto de reglas de impresión posibilita la realización de la operación con diferentes documentos en base de las condiciones definidas previamente. Así asegura el cumplimiento de las reglas de impresión de la sociedad. Por ejemplo, configurará así la conversión de todos los impresos de aplicaciones de e-mail a la impresión en blanco y negro por dos caras.
Impresión por medio de la aplicación móvil
La aplicación móvil transmite la interfaz de usuario OptimiDoc directamente al teléfono móvil o tableta. Así el usuario dispone de plena funcionalidad de la impresión, escaneado y autenticación directamente en su móvil. La aplicación móvil de impresión no sólo posibilita ver y gestionar documentos en OptimiDoc, sino también enviarlos a dispositivos de impresión al alcance. Por medio del código QR es posible lograr el acceso autorizado al dispositivo de función múltiple para aprovechar plenamente la solución OptimiDoc.
Impresión para invitados
Funcionalidad que posibilita a los visitantes de la firma que impriman los documentos en el medio de ustedes sin la necesidad de conectarse con la red local. El visitante envía sus documentos a la dirección de e-mail definida previamente e inmediatamente recibirá el mensaje de e-mail que contendrá los datos de acceso para iniciar la sesión con el dispositivo. Usted determina los derechos de sus invitados y su duración.
Terminal Android
El terminal Android permite el aprovechamiento de la aplicación móvil para Android en el modo que la tableta esté conectada en fijo con el dispositivo concreto. Entonces la tableta podrá ser aprovechada por usuarios que quieran recoger sus impresos en el dispositivo correspondiente. En este modo se soporta también el lector de tarjetas.

Reporting

Y mucho más

Reportes avanzados en Excel
OptimiDoc posibilita importar datos directamente al archivo de Microsoft Excel. Puede verificar el consumo del papel, aprovechamiento de la impresión dúplex o hasta aprovechamiento del dispositivo en los diferentes días y horas, aprovechando la pauta creada previamente. Los reportes se pueden exportar también a otros formatos como HTML, CSV y XML, para fines de procesamiento propio.
Reportes automáticos
OptimiDoc posibilita a los usuarios que envíen regularmente los reportes por medio de mensajes de e-mail, gracias a ellos, el usuario tiene información sobre su departamento o todo el medio de impresión, si procede.
Listas de precios
El administrador tiene la posibilidad de definir en OptimiDoc la lista de precios para los usuarios, configurando precios de los diferentes formatos de papel, colores o tipos de operaciones. La lista de precios se comunica con el dispositivo y todas las operaciones se calcularán conforme a la misma.
Contabilidad de proyectos
Gracias a esta funcionalidad es posible controlar los costos de los diferentes proyectos o la división de los impresos entre los de la empresa y privados. OptimiDoc permite también la creación de un conjunto de proyectos, donde el usuario puede elegir un proyecto concreto, en el cual se contabilizará la tarea.

Monitoreo del dispositivo

Monitoreo del estado del dispositivo

Informa sobre el material que falta o sobre los fallos

El monitoreo del dispositivo controla regularmente los diferentes estados del dispositivo y de los materiales de consumo.

El administrador ve a través de la interfaz de web qué pasa en el medio de impresión y puede reaccionar fácilmente a problemas que se presenten.

Monitorea:

  • estado del dispositivo
  • estado de papeles en depósitos
  • estado de tóneres
  • estado de otro material de consumo
Notificaciones de sistema

Monitorea e informa automáticamente

Con el aviso se pueden configurar notificaciones regulares al e-mail en el caso de un cambio del estado del dispositivo o reducción del material de consumo al nivel predefinido.

El e-mail puede contener informaciones del dispositivo concreto, pero también la descripción detallada del problema o el tipo del material de consumo que debe ser reemplazado. Con el sistema de notificaciones se puede asegurar la solución rápida de defectos o prever fallos de los diferentes dispositivos de impresión.

Qué podemos hacer para su empresa?

Con mucho gusto le facilitamos una consulta sin compromiso y le diremos todo sobre las posibilidades de OptimiDoc.

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