OptimiDoc | Gestion des impressions

Document digitization

Gestion des impressions

Sécurisation de l’équipement

Et beaucoup plus

Authentification unique avec les autres application
La fonction d'authentification unique peut être utilisée pour extraire les données de connexion d'une autre application destinée à la sécurité des imprimantes multifonctions et ainsi utiliser uniquement la numérisation ou une autre fonctionnalité d'OptimiDoc.
Synchronisation des utilisateurs
OptimiDoc peut se connecter à l'annuaire existants du client et de procéder régulièrement à la synchronisation des différents utilisateurs, de leurs services ou de leurs groupes. Les annuaires prises en charge incluent :
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Azure AD
  • Lotus Domino
Une autre possibilité est d'importer les utilisateurs grâce à un fichier csv
Enrôlement automatique des badges
Si l’utilisateur n'a pas de carte associée à son compte OptimiDoc, sa carte peut être associée à la première utilisation. OptimiDoc demande la saisie du code PIN (et/ou le nom et le mot de passe) sur l'écran du périphérique, il vérifie si la carte existe déjà dans la base de données et associe la carte à l'utilisateur.
Génération automatique de code PIN
Pour une mise en œuvre facile de la solution OptimiDoc, des outils extrêmement utiles tels que la génération automatique de code PIN peuvent être utilisés : le système attribue automatiquement les codes PIN pour différents utilisateurs et leurs envoie par email. Les utilisateurs peuvent ensuite se connecter au périphérique en utilisant le code PIN généré.

Impression des documents

Et beaucoup plus

Impression mobile
L’impression mobile permet à l’utilisateur d'imprimer ses documents directement depuis son équipement mobile. De nombreuses possibilités sont offertes grâce au support du système Google Cloud Print et du client de messagerie des smartphones, des tablettes ou des ordinateurs portables. Grâce à la technologie intégrée dans OptimiDoc, vous imprimez des fichiers PDF, des images, et également des documents au format Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, sans avoir à installer Microsoft Office.
Impression déléguée
En complément de l'impression "Follow Me", OptimiDoc permet d’envoyer des travaux d’impression directement aux périphériques, avec le support de toutes les autres fonctionnalités. L’impression déléguée permet d’envoyer des travaux d’impression à une file partagée, les documents peuvent être libérés par les utilisateurs des groupes ayant les droits accès à cette file
Politique d'impression
Un ensemble de règles d'impression vous permet d'effectuer des opérations sur des documents individuels en fonction de conditions prédéfinies Cela garantit le respect des règles d'impression de l'entreprise. Par exemple, vous configurez la conversion de toutes les impressions des applications de messagerie en impression noir et blanc et duplex.
Impression avec l’application mobile
L'application mobile apporte l'interface utilisateur OptimiDoc directement sur votre téléphone mobile ou tablette. L'utilisateur dispose de toutes les fonctionnalités d'impression, de numérisation et d'authentification directement sur son mobile. L'application d'impression mobile vous permet non seulement d'afficher et de gérer des documents dans OptimiDoc, mais également de les envoyer aux périphériques d'impression disponibles. Avec le code QR, vous pouvez obtenir un accès autorisé à l'imprimante multifonction et profiter pleinement d'OptimiDoc.
Impression pour les invités
La fonctionnalité qui propose aux visiteurs de l’entreprise d’imprimer leurs documents dans votre environnement, sans nécessité de se connecter au réseau local. Le visiteur envoie ses documents vers une adresse email prédéfinie, il recevra en retour un message par email contenant les données d’accès pour la connexion à l’équipement. C’est vous qui décidez quels droits seront octroyés aux visiteurs et pour combien de temps.
Terminal Android
Le terminal Android permet d’utiliser l’application mobile Android dans un mode où la tablette est fermement connectée à un périphérique donné. Cette tablette peut alors être utilisée par les utilisateurs pour récupérer leurs impressions sur l’équipement. Le lecteur de badges est également pris en charge dans ce mode.

Rapports

Et beaucoup plus

Rapports avancés sous Ecxel
OptimiDoc permet d’exporter les données directement dans un fichier Microsoft Excel. Le modèle de rapport prédéfini vous permet de contrôler la consommation de papier, l'utilisation du recto-verso, et aussi le taux d’utilisation des périphériques durant différents jours et les heures spécifiques. Les rapports peuvent également être exportés vers d’autres formats, tels que HTML, CSV et XML, en vue d’un traitement personnalisé.
Rapports automatiques
OptimiDoc permet l'envoi régulièrement des rapports par e-mail, ce qui permet aux utilisateurs de suivre les usages de leur service ou de l'environnement d'impression dans son ensemble.
Liste de prix
Dans l’OptimiDoc, l’administrateur peut définir une liste de prix dans laquelle il fixe les prix pour les différents formats de papier, d’impression en couleurs ou en noir ainsi les autres fonctionnalités. La liste de prix sera ensuite assignée à l’équipement et le prix de chaque travail sera calculé en fonction de cette configuration.
Facturation de projet
Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de suivre les coûts par projet et de repartir l entre travaux internes et ceux à refacturer. OptimiDoc permet de créer une liste de projets, l'utilisateur peut attribuer un projet à chaque travail.

Surveillance des équipements

Surveillance de l'état des périphériques

Signalisation des équipements manquants ou des pannes

La surveillance des équipements vérifie régulièrement l'état des périphériques et des consommables.

Depuis l’interface Web, l’administrateur voit les événements de l’environnement d’impression et peut simplement réagir aux problèmes rencontrés.

Eléments surveillés

  • Etat des périphériques
  • niveau de papier dans les bacs
  • état du toner ou des encres
  • l'état des autres consommables
Notifications système

Surveille et informe automatiquement

Les alertes peuvent être utilisées pour configurer des notifications régulières par e-mail lorsque l'état de l'appareil change ou que les fournitures tombent en dessous d'un niveau prédéfini.

L'e-mail peut alors contenir des informations sur le périphérique concerné, et également une description détaillée du problème ou du type de consommables à remplacer. Les notifications peuvent être utilisées pour résoudre rapidement les pannes ou empêcher les temps d'arrêt de chaque périphérique d'impression.

Que pouvons-nous faire pour votre entreprise ??

Nous vous proposons une consultation sans engagement afin de vous informer sur l’ensemble des possibilités proposées par OptimiDoc.

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