OptimiDoc | Národní divadlo je reprezentativní scénou České republiky. Je jedním ze symbolů národní identity a součástí evropského kulturního prostoru.

Národní divadlo - Czech Republic

Národní divadlo je reprezentativní scénou České republiky. Je jedním ze symbolů národní identity a součástí evropského kulturního prostoru.

 

Je nositelem národního kulturního dědictví a zároveň prostorem pro svobodnou uměleckou tvorbu. Smlouvy, scénáře, texty pro herce – pro efektivní fungování této instituce je potřeba každý měsíc vytisknout stovky dokumentů.

 

VÝCHOZÍ STAV

Spousta zařízení bez kontroly

Národní divadlo se potýkalo s problémem velkého počtu zařízení s různou úrovní tiskových služeb od několika dodavatelů. Zároveň neexistoval jasný přehled o využití tiskového prostředí ani jeho kontrola, což vedlo ke zvýšeným finančním nákladům.

 

REALIZACE

Optimalizace počtu zařízení pod kontrolou OptimiDoc


Cílem poptávaného řešení bylo zajistit kompletní správu tisku a přehled o něm ve všech budovách Národního divadla. Efektivní řízení tisku mělo zajistit snížení nákladů, omezení plýtvání a v neposlední řadě také zabezpečení tiskového prostředí. Národní divadlo snížilo počet zařízení o více než 40 % a nasadilo centrální multifunkční zařízení Xerox do strategických a snadno dostupných míst v jednotlivých budovách.

Po optimalizaci tiskových zařízení bylo dalším krokem zajištění bezpečnosti dokumentů tisknutých na těchto zařízeních s možností si tisk vyzvednout na kterémkoliv zařízení v rámci instituce. K tomuto účelu jsme zvolili OptimiDoc Server s kompletní funkcionalitou pro tisk a digitalizaci dokumentů.

Multifunkční zařízení tak byla vybavena čtečkami a byla na ně nainstalována aplikace OptimiDoc. Integrace OptimiDoc Serveru do zařízení Xerox poskytla uživatelům možnost zabezpečeného tisku dokumentů na kterémkoliv zařízení společně s možností digitalizace dokumentů do různých formátů, jako je prohledávatelné PDF či Microsoft Word a Excel.

Protože veškeré tiskové úkony probíhaly přes OptimiDoc Server, bylo možné centrálně monitorovat využití jednotlivých zařízení a poskytnout přehledné reporty s rozpadem až na jednotlivé uživatele pro lepší kontrolu tiskových nákladů.

 

PŘÍNOSY

Minimalizace nákladů a vyšší uživatelský komfort

Implementací tiskového zařízení Xerox s OptimiDoc Serverem bylo prokazatelně ušetřeno 27 % tiskových nákladů. Větší kontrolou využívání tisku se předešlo plýtvání jak papírem, tak tonery a elektrickou energií. Integrací OptimiDoc Serveru do zařízení Xerox došlo ke zvýšení zabezpečení dokumentů a k zefektivnění práce jednotlivých zaměstnanců.

Díky centralizaci systému bylo možné zajistit plynulý servis multifunkčních zařízení a jejich funkčnost. Zrychlením jednotlivých tiskových úkonů se zvýšil i uživatelský komfort.

Dagmar Růžičková, CFO

Hlavním přínosem pro ND bylo zefektivnění tisku. Vedle prokazatelných úspor nákladů jsou tu i úspory časové, tisk i skenování se zrychlily. Zvýšil se uživatelský komfort a přibyly služby, které pro nás byly nedosažitelné.

Roman Struk, IT oddělení

Pro IT oddělení bylo hlavním přínosem zjednodušení a centralizace správy tiskáren. A následný dohled, včetně rychlého servisu a dodávek tonerů. Z uživatelského hlediska se zvedl komfort tisku, kdy je možné si požadavek vytisknout na „kterékoliv“ tiskárně v libovolném objektu. Zvedla se i kvalita skenování, kdy je možné rovnou skenovat do prohledávatelného PDF, nebo i jiných formátů, a ideálně jedním průchodem obě strany.