OptimiDoc | Das Nationaltheater, die repräsentative Bühne der Tschechischen Republik. Es ist eines der wichtigsten Symbole der nationalen tschechischen Identität und Teil des europäischen Kulturraums.

National theater - Czech Republic

Das Nationaltheater, die repräsentative Bühne der Tschechischen Republik. Es ist eines der wichtigsten Symbole der nationalen tschechischen Identität und Teil des europäischen Kulturraums.

 

Es ist ein Träger des nationalen Kulturerbes und auch ein Raum für freies künstlerisches Schaffen. Verträge, Skripte, Texte für Schauspieler - für einen effizienten Betrieb des Instituts müssen jeden Monat hunderte von Dokumenten gedruckt werden.

 

DIE AUSGANGSSITUATION

Viele Geräte, keine Kontrolle

Das Nationaltheater befasste sich mit dem Problem einer großen Anzahl von Geräten von verschiedensten Anbietern. Es herrschte weder Klarheit noch Kontrolle über die Druckumgebung, was zu hohen Kosten führte.

 

UMSETZUNG

Optimierung der Geräteanzahl unter der Leitung von OptimiDoc

Das Ziel der gewünschten Lösung war es, in allen Gebäuden des Nationaltheaters eine vollständige Druckverwaltung und Druckübersicht bereitzustellen. Ein effektives Druckmanagement bestand darin, die Kosten zu senken, den Abfall zu begrenzen und nicht zuletzt die Druckumgebung zu sichern. Das Nationaltheater reduzierte die Anzahl der Geräte um mehr als 40% und setzte ein zentrales multifunktionales Xerox-Gerät an strategischen und leicht zugänglichen Stellen in den einzelnen Gebäuden ein.

Nach der Optimierung von Druckgeräten folgte ein weiterer Schritt, bei dem die Sicherheit von auf solchen Geräten gedruckten Dokumenten gewährleistet ist, mittels der Möglichkeit, den Ausdruck an jedem Gerät innerhalb der Organisation abzuholen. Für diesen Zweck haben wir den OptimiDoc-Server mit kompletter Funktionalität für den Druck und die Digitalisierung von Dokumenten ausgewählt.

Die multifunktionalen Geräte wurden mit (Zugangskarten-) Lesegeräten ausgestattet und auf ihnen wurde die OptimiDoc-Anwendung installiert. Durch die Integration des OptimiDoc-Servers in die Xerox-Geräte konnten Benutzer Dokumente sicher auf jedem Gerät drucken und Dokumente in verschiedene Formate wie z.B.: durchsuchbare PDF-Dateien oder Microsoft Word und Excel digitalisieren.

Da sämtliche Druckaufträge über den OptimiDoc-Server erledigt wurden, war es möglich, die Nutzung der einzelnen Geräte zentral zu überwachen und übersichtliche Berichte mit Entschlüsselung auf einzelne Nutzer für eine bessere Kontrolle der Druckkosten zu erstellen.

 

VORTEILE FÜR DEN KUNDEN

Kostenminimierung und höherer Benutzerkomfort

27% der Druckkosten wurden nachweislich durch die Implementierung der Xerox-Druckausrüstung mit dem OptimiDoc-Server eingespart.

Die bessere Kontrolle verhinderte, dass sowohl Papier und Patronen als auch Energie verschwendet wurden. Mit der Integration des OptimiDoc-Servers in das Xerox-Gerät konnte die Sicherheit der Dokumente gesteigert und die Arbeit für die Mitarbeiter viel effektiver gestaltet werden. Dank der Zentralisierung des Systems laufen der Betrieb und die Funktionalitäten der Multifunktionsgeräte reibungslos. Durch die Beschleunigung der Druckaufträge stieg auch der Benutzerkomfort.

Dagmar Růžičková, CFO

Der größte Vorteil für das Nationaltheater ist effektiveres Drucken. Neben nachweislichen Kosteneinsparungen gibt es auch zeitliche Einsparungen beim Scannen und Drucken. Auch die Arbeit mit dem System ist jetzt angenehmer und es kamen neue Funktionalitäten, die für uns zuvor unerreichbar waren.

Roman Struk, IT oddělení

Der größte Vorteil für die IT-Abteilung ist die Vereinfachung und Zentralisierung des Druckermanagements. Und natürlich auch die Überwachung, das schnelle Service und die Tonerlieferungen. Für die Benutzer ist der Druckkomfort gestiegen, weil man jetzt jeden Druckauftrag auf einem „beliebigen“ Drucker in jedem unserer Gebäude drucken kann. Die Qualität der Scans ist jetzt auch höher, weil man direkt in ein durchsuchbares PDF sowie in andere Formate scannen kann – idealerweise doppelseitig in einem Durchgang.