OptimiDoc | Digitalizace dokumentů a kontrola tisku v Novém Městě na Moravě

Nové Město na Moravě

Digitalizace dokumentů a kontrola tisku v Novém Městě na Moravě

 

Nové Město na Moravě se nachází v srdci Horácka, nejkrásnější části Českomoravské vrchoviny. Je zajímavé nejen svými historickými a kulturními památkami, ale také současným životem moderního města. Progresivní styl práce novoměstské radnice se projevuje při pořádání mezinárodních sportovních akcí, propagaci cestovního ruchu a v neposlední řadě také při správě tiskových dat. Díky společné práci se vytvořil tiskový systém, který radnici Nového Města na Moravě snížil náklady na tisk, ušetřil čas zaměstnanců, ale také snížil chybovost a riziko nesprávného nakládání s osobními údaji.
www.nmnm.cz

 

VÝCHOZÍ STAV

Tiskárny bez správy a zabezpečení

Tiskárny na úřadech Nového Města na Moravě byly bez jakékoliv kontroly a zabezpečení. Kromě přehledu o jejich využívání a tiskových nákladech bylo nutné zajistit bezpečný provoz a zacházení s citlivými údaji. Digitalizace dokumentů byla zdlouhavá a vyžadovala velké zapojení jednotlivých pracovníků. Vytvoření automatického oběhu a digitalizace papírových dokumentů tak byly naprosto klíčové kroky pro inovaci na tiskové řešení nejmodernějších standardů.

 

REALIZACE

Automatizace, centrální správa i splnění GDPR

S cílem zajistit bezpečnost dokumentů bylo v první fázi nasazeno 2-faktorové zabezpečení na všech tiskových zařízeních a zabezpečený tisk. Uživatel si tak vyzvedne své tiskové dokumenty na kterémkoliv zařízení až v okamžiku přihlášení a vyžádání, tak aby dokumenty nezůstaly vytištěné na zařízení bez kontroly. Vedle zabezpečení snižuje zabezpečený tisk také náklady na vytištění dokumentů, které zůstávaly nevyzvednuté u zařízení. Dodatečné snížení nákladů NMNM dosáhlo pomocí výchozího nastavení tisku na oboustranný a černobílý.

Druhá fáze implementace se zaměřila na automatizaci zpracování papírových dokumentů. Pro jednotlivé uživatele byly vytvořeny skenovací procesy do jejich emailové schránky nebo OneDrive s možností konverze do editovatelných formátů.

Automatická separace dávkových skenů s rozpoznáním čárového kódu vede k výraznému snížení administrativní zátěže pro oběh smluv. Důležité dokumenty jsou prostřednictvím OptimiDocu posílány přímo do příslušných složek, ve správném formátu a pojmenování. Katalogizace a správa dokumentů tak nikdy nebyla snazší.

K dalšímu zefektivnění došlo u faktur, a to jak v papírové tak i digitální podobě. OptimiDoc automaticky vyextrahuje potřebné údaje z faktury, jako jsou identifikační údaje dodavatele, cena nebo splatnost. Data jsou bezpečně uložena do složky dodavatele a s vyextrahovanými daty se následně pracuje dle potřeby.

V neposlední řadě NMNM nabízí tiskové služby jako službu občanům, proto bylo třeba zvolit zabezpečený systém s jasně definovanými kompetencemi. OptimiDoc tuto službu zajistil jak z hlediska bezpečnosti, tak přesného vyúčtování za jednotlivé tisky.

 

PŘÍNOSY

Efektivita je klíčová

Potřebu zefektivnit a zdigitalizovat práci s dokumenty se podařilo převést do skutečnosti. Pomocí OptimiDoc byl vytvořen moderní systém automatického oběhu a digitalizace papírových dokumentů a tím se stal pro Nové Město na Moravě naprosto klíčovým nástrojem. Zároveň bylo dosaženo výrazné úspory v nákladech na tisk a automatické měsíční generování reportů zajistilo tolik potřebný přehled o využívání tiskového prostředí.

Zbyněk Grepl, vedoucí oddělení informatiky

Díky systému OptimiDoc se nám podařilo implementovat skenování do OneDrive na naší flotile tiskáren ve velmi krátkém čase. Všechny požadavky byly vyřešeny prakticky okamžitě. Implementací OptimiDoc Serveru jsme ušetřili 30 % nákladů na tisk. OptimiDoc nám zajišťuje i monitorování stavu tiskáren. Pokud se na nějaké vyskytne chyba, dochází toner či papír, systém okamžitě informuje zodpovědného IT pracovníka a ten může zajistit nápravu.