OptimiDoc | Univerzita v Nottinghamu digitalizuje dokumenty do Microsoft 365 pomocí OptimiDoc Cloud

The University of Nottingham

Univerzita v Nottinghamu digitalizuje dokumenty do Microsoft 365 pomocí OptimiDoc Cloud

 

University of Nottingham je moderní univerzita, která poskytuje výjimečné vzdělání založené na výzkumu a přímém zapojení studentů. Progresivní přístup instituce se odrážel i v požadavcích na tiskové řešení, které muselo splňovat náročná kritéria digitalizace a fungování v online prostředí.


www.nottingham.ac.uk

 

VÝCHOZÍ STAV

Zastaralé skenování do složky

Zaměstnanci a studenti University of Nottingham skenují během každého semestru obrovské množství dokumentů. Jejich požadavky na vlastnosti systému, jeho rychlost i spolehlivost byly velkou výzvou, která vedla k tomu, že bylo třeba přenastavit řešení od základu. Původně navržený software umožňoval pouze jednoduché skenování do složky na místním serveru bez možnosti přímé integrace do Microsoft Office 365, což nesplňovalo jeden ze základních bodů strategie nasazení cloudových úložišť.

 

REALIZACE

Zpřístupnilo se skenovaní do cloudu

Cílem požadovaného řešení bylo umožnit uživatelům efektivně a pohodlně skenovat do cloudového úložiště OneDrive ze všech tiskáren Xerox. Požadované řešení mělo být nastaveno tak, aby se uživatel nemusel vždy znovu přihlašovat. Tato podmínka byla splněna díky funkci Single- Sign-On (SSO). OptimiDoc Cloud tak zabezpečeně propojí uživatele napřímo s jeho osobním cloudovým úložištěm ve zlomku vteřiny. Tato služba byla v podstatě ihned nastavena hromadně pro všech 125 tisíc uživatelů. Tyto uživatele bylo následně nutné už jen pravidelně synchronizovat, aby OptimiDoc Cloud mohl ihned využívat jakýkoliv nový zaměstnanec či student. Tuto synchronizaci obstarává OptimiDoc Cloud pravidelně pomocí standardní funkcionality.

University of Nottingham požadovala provedení veškeré implementace do 30 dnů z důvodu plánovaného rušení původní infrastruktury složek na síti. Díky snadné a rychlé implementaci aplikace se povedlo tuto výzvu zvládnout během několika dnů včetně detailního plánování a konfigurace všech digitalizačních procesů. Naplnilo se tak očekávání klienta i bez potřeby dočasného vyřazení stávajícího systému z provozu či bez asistence IT oddělení univerzity.

 

PŘÍNOSY

Rychle, snadno a efektivně

Přestože univerzita měla vysoká očekávání, podařilo se OptimiDoc díky vlastní cloudové aplikaci tato očekávání překonat. Díky integraci s původně navrženým softwarem pro správu tisku tak mohou uživatelé přistupovat do aplikace pro skenování bez nutnosti dalšího přihlášení. Zároveň si každý uživatel může zvolit finální destinaci na svém osobním OneDrive nebo si požadovanou složku vytvořit přímo na panelu zařízení.

Adedoyin-Lush Olusina, IT Project Manager – University of Nottingham

„OptimiDoc byl neuvěřitelně nápomocný a podařilo se nám implementovat skenování do OneDrive na naší flotile tiskáren ve velmi krátkém čase. Celý tým byl velmi přátelský a pohotový. Všechny problémy byly vyřešeny prakticky okamžitě.“

Richard Swaddle, Service Delivery Manager – Xerox, United Kingdom

„Spolupráce s OptimiDoc na inovacích University of Nottingham byla skutečným potěšením. Tým OptimiDoc hledá vždy nejlepší řešení pro požadavky konkrétních klientů. Je to opravdový strategický partner společnosti Xerox a profesionál, kterého bych neváhal doporučit dalším klientům.“