OptimiDoc | OptimiDoc - Scannen in die Cloud: Die Universität in Nottingham digitalisiert damit Dokumente von Microsoft 365

The University of Nottingham

OptimiDoc - Scannen in die Cloud: Die Universität in Nottingham digitalisiert damit Dokumente von Microsoft 365

 

Die University of Nottingham ist eine moderne Universität, die eine Top-Ausbildung anbietet, die einerseits auf Forschung als auch auf der direkten Einbeziehung Ihrer Studenten basiert. Der progressive Ansatz der Institution spiegelte sich auch in den Anforderungen an eine Drucklösung wider, die anspruchsvollste Digitalisierungskriterien und den Betrieb in der Online-Umgebung erfüllen musste.

 

DIE AUSGANGSSITUATION

Veraltetes Scannen in Ordner

Mitarbeiter und Studenten der University of Nottingham scannen jedes Semester große Mengen von Dokumenten. Ihre Anforderungen an das System, seine Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit waren eine große Herausforderung, die dazu führte, dass die Lösung grundlegend neu konfiguriert werden musste. Die ursprünglich vorgesehene Software ermöglichte nur ein einfaches Scannen-to-Folder (Scannen in einen Ordner) auf dem lokalen Server ohne die Möglichkeit der direkten Integration in Microsoft Office 365. Eines der wichtigsten Kriterien für den strategischen Einsatz von Cloud-Speicher-Sites konnte so nicht erfüllt werden.

 

DIE UMSETZUNG

Das Scannen in die Cloud wurde den Benutzern zugänglich gemacht

Das Ziel der angeforderten Lösung war es, Benutzern das effiziente und bequeme Scannen von allen Xerox-Druckern in den OneDrive-Cloud-Speicher zu ermöglichen. Die Lösung musste ermöglichen, dass sich der Benutzer nicht bei jedem Scanvorgang anmelden muss. Diese Bedingung ist dank der Single-Sign-On-Funktion (SSO) erfüllt. Auf diese Weise verbindet OptimiDoc Cloud Benutzer in Sekundenbruchteilen sicher direkt mit ihren persönlichen Cloud-Speichern. Darüber hinaus hat die Massenauthentifizierung aller Benutzer es dem Administrator ermöglicht, den Dienst praktisch sofort für alle 125.000 Benutzer verfügbar zu machen. Dann mussten diese Benutzer nur noch regelmäßig synchronisiert werden, damit OptimiDoc Cloud sofort von jedem neuen Mitarbeiter oder Studenten verwendet werden kann. Diese Synchronisation wird von OptimiDoc Cloud selbst regelmäßig unter Verwendung der Standardfunktionalität organisiert.

Die University of Nottingham forderte die komplette Umsetzung innerhalb von 30 Tagen.

Dank der einfachen und schnellen Umsetzung der OptimiDoc App konnte diese Herausforderung schon innerhalb weniger Tage einschließlich der Detailplanung und Konfiguration sämtlicher Digitalisierungsprozesse gemeistert werden.

Somit wurden die Erwartungen des Kunden auch ohne die Notwendigkeit einer vorübergehenden Stilllegung des bestehenden Systems oder ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung der Universität erfüllt.

 

VORTEILE FÜR DEN KUNDEN

Schnell, einfach aber trotzdem effektiv

Obwohl der Kunde sehr hohe Erwartungen hatte, konnte OptimiDoc mit seiner eigenen Cloud-Anwendung diese Erwartungen um ein Vielfaches übertreffen. Dank der Integration in die ursprünglich entwickelte Druckverwaltungssoftware können Benutzer jetzt auf die Scananwendung zugreifen, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Gleichzeitig kann jeder Benutzer den Zielort auf seinem persönlichen OneDrive auswählen oder den erforderlichen Ordner direkt im Gerätefenster erstellen.

Adedoyin-Lush Olusina, IT Project Manager – University of Nottingham

OptimiDoc war unglaublich hilfsbereit. Zusammen konnten wir das Scannen in One-Drive bei unserer Druckerflotte in einer sehr kurzen Zeit umzusetzen. Das ganze Team was sehr freundlich und aufmerksam. Sämtliche Herausforderungen wurden umgehend gelöst.

Richard Swaddle, Service Delivery Manager – Xerox, United Kingdom

Die Zusammenarbeit mit OptimiDoc um Innovationen an der University of Nottingham voranzutreiben war ein echtes Vergnügen. Das OptimiDoc-Team konnte für unsere Kunden immer die beste Lösung finden. OptimiDoc ist ein wahrer strategischer Partner von Xerox und ein Experte, den ich allen Kunden ohne Zögerung empfehlen würde.