Skenování do SharePointu: Více než pouhé nahrávání dokumentů

Mnoho řešení pro digitalizaci dokumentů nabízí funkci „skenování do cloudu“, včetně integrace s Microsoft SharePoint. Je pouhé vložení souboru do SharePointu opravdu dostačující?

V OptimiDoc věříme, že efektivní digitalizace dokumentů má být víc než jen základní skenování a ukládání. Správně nastavený SharePoint se může stát přehledným a snadno vyhledávatelným úložištěm a ne digitální skládkou.

Univerzální vs. specializované pracovní postupy: Co je lepší?

Tlačítko „Scan to SharePoint“ může působit jako snadné řešení. Uživatelé tak mohou snadno posílat soubory do libovolného místa v SharePointu. Tato flexibilita však má svou cenu. Ruční a správný výběr webu, knihovny a složky je zdlouhavý proces náchylný k chybám.


OptimiDoc Cloud podporuje jak univerzální, tak specializované workflows. Zatímco univerzální proces se hodí pro jednorázové úlohy, opravdovou efektivitu přinášejí pracovní postupy na míru. Tyto jsou přizpůsobené typu dokumentu – například fakturám, smlouvám nebo personálním záznamům. Umožňují odeslat soubor jedním kliknutím na správné místo. Výsledek? Rychlejší zpracování, méně chyb v zařazování a jednotný systém napříč týmy.

 

Použití jednotlivých workflows:

  • Univerzální workflows: vhodné pro občasné, experimentální nebo jednorázové skenování.
  • Specializované workflows: vhodné pro často se opakující typy dokumentů, větší objemy nebo citlivé soubory.

Názvy souborů a práce s metadaty

Název souboru je důležitý, ale opravdovou sílu SharePointu pocítíte díky metadatům. Přidáním uživatelských sloupců – například Zákazník, ID případu, Typ dokumentu nebo Datum faktury – lze snadno filtrovat, třídit a seskupovat dokumenty.


OptimiDoc vám práci s metadaty výrazně usnadní. Při skenování mohou uživatelé jednoduše doplnit údaje přímo na displeji multifunkčního zařízení. OptimiDoc Cloud navíc umožňuje automatické doplnění metadat na základě systémových informací (uživatel, zařízení, čas) a obsahu dokumentu rozpoznaného pomocí AI. Dokumenty už není třeba znovu otevírat a doplňovat informace – přicházejí přímo s veškerými potřebnými informacemi a jsou připravené k použití.

Zabezpečený přístup prostřednictvím workflow autentizace

SharePointové knihovny mohou obsahovat citlivé informace (personální záznamy, smlouvy či interní dokumenty), ke kterým by neměl mít každý přístup. S OptimiDoc Cloud lze využít bezpečné pracovní postupy pro skenování do chráněných knihoven, do kterých mají přístup pouze oprávnění uživatelé.
 
Administrátoři nastavují tyto workflows pomocí speciálních účtů s administrátorskými právy. Skenování do chráněných knihoven je povoleno, avšak uživatelé k nim nemají přístup ani možnost si dokumenty prohlížet a nějak s nimi interagovat. Zabezpečení je zachováno, přitom práce s dokumenty zůstává pro uživatele snadná a přehledná.

Je prohledávatelné PDF dostačující?

OCR sice pomáhá vytvářet prohledávatelné PDF, ale dnešní organizace potřebují více. OptimiDoc Cloud vylepšuje celý proces zachytávání dokumentů tím, že:
  • automaticky zlepšuje kvalitu dokumentů pro lepší čitelnost
  • rozděluje hromadné skeny na jednotlivé soubory bez další práce
  • extrahuje klíčová data pomocí AI pro vyplnění metadat a spuštění následných workflows
Každý workflow lze přizpůsobit konkrétním potřebám firmy – ať už je prioritou rychlost, dodržování předpisů nebo přesnost dat.

Skenujte odkudkoli – v kanceláři, doma nebo na cestách

Moderní zaměstnanci pracují prostřednictvím mobilních telefonů a ne všichni mají vlastní skener. Díky OptimiDoc Cloud lze dokumenty zachytit odkudkoli:
  • Telefonní aplikace: použijte fotoaparát vašeho mobilního telefonu a bezpečně odešlete dokumenty kamkoli.
  • Webová aplikace: jednoduše pošlete digitální soubory, třeba PDF, přímo do SharePoint workflows.
Nezáleží na tom, odkud váš tým pracuje. Dodržujte jednotný proces a pravidla s metadaty, což zaručí konzistenci a soulad s předpisy.

Shrnutí

S OptimiDoc Cloud se SharePoint mění z pouhého úložiště na efektivní, automatizovaný systém pro správu dokumentů. Pomocí specializovaných workflows, chytrého zachytávání metadat, bezpečnostních opatření a různých možností vkládání dokumentů může vaše firma optimalizovat zpracování dokumentů a využít veškerý potenciál SharePointu.