University of Nottingham je moderní univerzita, která poskytuje výjimečné vzdělání založené na výzkumu a přímém zapojení studentů. Progresivní přístup instituce se odrážel i v požadavcích na tiskové řešení, které muselo splňovat náročná kritéria digitalizace a fungování v online prostředí.
Zaměstnanci a studenti University of Nottingham skenují během každého semestru obrovské množství dokumentů. Jejich požadavky na vlastnosti systému, jeho rychlost i spolehlivost byly velkou výzvou, která vedla k tomu, že bylo třeba přenastavit řešení od základu. Původně navržený software umožňoval pouze jednoduché skenování do složky na místním serveru bez možnosti přímé integrace do Microsoft Office 365, což nesplňovalo jeden ze základních bodů strategie nasazení cloudových úložišť.
Cílem požadovaného řešení bylo umožnit uživatelům efektivně a pohodlně skenovat do cloudového úložiště OneDrive ze všech tiskáren Xerox. Požadované řešení mělo být nastaveno tak, aby se uživatel nemusel vždy znovu přihlašovat. Tato podmínka byla splněna díky funkci Single- Sign-On (SSO). OptimiDoc Cloud tak zabezpečeně propojí uživatele napřímo s jeho osobním cloudovým úložištěm ve zlomku vteřiny. Tato služba byla v podstatě ihned nastavena hromadně pro všech 125 tisíc uživatelů. Tyto uživatele bylo následně nutné už jen pravidelně synchronizovat, aby OptimiDoc Cloud mohl ihned využívat jakýkoliv nový zaměstnanec či student. Tuto synchronizaci obstarává OptimiDoc Cloud pravidelně pomocí standardní funkcionality.
University of Nottingham požadovala provedení veškeré implementace do 30 dnů z důvodu plánovaného rušení původní infrastruktury složek na síti.
Díky snadné a rychlé implementaci aplikace se povedlo tuto výzvu zvládnout během několika dnů včetně detailního plánování a konfigurace všech digitalizačních procesů. Naplnilo se tak očekávání klienta i bez potřeby dočasného vyřazení stávajícího systému z provozu či bez asistence IT oddělení univerzity.
Přestože univerzita měla vysoká očekávání, podařilo se OptimiDoc díky vlastní cloudové aplikaci tato očekávání překonat. Díky integraci s původně navrženým softwarem pro správu tisku tak mohou uživatelé přistupovat do aplikace pro skenování bez nutnosti dalšího přihlášení. Zároveň si každý uživatel může zvolit finální destinaci na svém osobním OneDrive nebo si požadovanou složku vytvořit přímo na panelu zařízení.
BMK poskytuje pronájem tiskáren, služby spravovaného tisku (MPS) a řešení pro správu dokumentů.
