SharePoint-Scanning: Nicht nur Dokumente hochladen

Viele Dokumentenerfassungslösungen ermöglichen das direkte Scannen in die Cloud, einschließlich der Integration mit Microsoft SharePoint. Doch reicht es wirklich, die Datei einfach auf SharePoint hochzuladen?

OptimiDoc ist der Ansicht, dass eine effektive Dokumentenerfassung weit über das bloße Scannen und Speichern hinausgeht. Mit der passenden Konfiguration kann Ihre SharePoint-Umgebung zu einem gut organisierten, durchsuchbaren Ablageort werden – und nicht zu einem digitalen Müllplatz.

Allgemeine oder spezialisierte Workflows: Was funktioniert am besten?

Ein einziger „Scan to SharePoint“-Button mag bequem erscheinen. Damit können Benutzer Dokumente an jede erreichbare SharePoint-Seite senden. Diese Flexibilität klingt praktisch, bedeutet aber, dass Nutzer selbst zur richtigen SharePoint-Seite, Bibliothek und dem entsprechenden Ordner navigieren müssen – ein Prozess, der oft langsam und fehleranfällig ist.

OptimiDoc Cloud stellt beide Möglichkeiten bereit. Der allgemeine Workflow eignet sich für gelegentliche Einsätze, während die spezialisierte Workflows echte Effizienz bringen. Diese werden nach Dokumententyp – Rechnungen, Verträge, Personalakten – individuell angepasst und leiten die Dateien mit nur einem Klick direkt an den richtigen Ort. Die Folge: schnellere Verarbeitung, weniger falsch abgelegte Dokumente und durchgängige Ablagepraxis in allen Teams.


Anwendungsfälle im Vergleich:

  • Allgemeine Workflows: Ideal für geringe Mengen, explorative oder einmalige Scans.
  • Spezielle Workflows: Empfohlen für wiederkehrende Dokumententypen, höhere Volumina und compliance-sensible Inhalte.

Dateinamen als Hilfe – Metadaten intelligent umwandeln

Ein aussagekräftiger Dateiname ist nützlich, aber die eigentliche Stärke von SharePoint liegt in den Metadaten. Mit eigenen Spalten, wie etwa Kunde, Fallnummer, Dokumenttyp oder Rechnungsdatum, lassen sich Dateien gezielt filtern, sortieren und gruppieren.

 

OptimiDoc vereinfacht die Eingabe von Metadaten. Benutzer können die Felder direkt am MFP-Display während des Scanvorgangs ausfüllen. Und das Beste: OptimiDoc Cloud trägt Metadaten automatisch ein. Dank Systemdaten wie Benutzer, Gerät oder Zeitstempel kann die KI relevante Informationen direkt aus dem Dokument herauslesen. Nie wieder Dateien erneut öffnen – Ihre Dokumente sind automatisch indexiert und sofort einsatzbereit.

Sicherer Zugriff durch workflowbasierte Authentifizierung

SharePoint-Bibliotheken enthalten oft sensible Inhalte – etwa HR-Unterlagen, Verträge oder interne Dokumente –, auf die nicht jeder Zugriff haben sollte. OptimiDoc Cloud bietet sichere Workflows, mit denen Dokumente in geschützte Bibliotheken gescannt werden können – ganz ohne Risiko durch zu breite Zugriffsrechte.
 
Diese Workflows werden von Administratoren über Systemkonten eingerichtet, die die nötigen Zugriffsrechte besitzen. Nutzer können zwar in geschützte Bibliotheken scannen, ohne die Möglichkeit, sie einzusehen oder zu verändern. Auf diese Weise wird die Sicherheit gewährleistet, ohne dass die Benutzerfreundlichkeit darunter leidet.

Reicht ein durchsuchbares PDF aus?

OCR hilft zwar, durchsuchbare PDFs zu erstellen, aber moderne Unternehmen brauchen mehr. OptimiDoc Cloud optimiert den gesamten Scan- und Erfassungsprozess, indem es:
  • Dokumente automatisch verbessert, um die Lesbarkeit zu optimieren
  • Massenscans in einzelne Dateien aufteilt, ganz ohne manuellen Aufwand
  • Wichtige Daten per KI extrahiert, Metadaten automatisch befüllt und nachgelagerte Workflows auslöst
Jeder Workflow lässt sich genau auf Ihre Geschäftsanforderungen abstimmen – egal ob Sie Geschwindigkeit, Compliance oder höchste Datenqualität priorisieren.

Capture Anywhere – im Büro, zu Hause oder unterwegs

Mitarbeitende sind heute mobil unterwegs, und nicht jeder hat einen festen Scanner zur Verfügung. Mit OptimiDoc Cloud lassen sich Dokumente jederzeit und von überall erfassen:

  • Mobile-App: Dokumente einfach per Smartphone scannen und sicher einreichen.

  • Web-App: Digitale Dateien wie PDFs direkt in SharePoint-Workflows hochladen 

Unabhängig vom Arbeitsort Ihres Teams werden stets die gleichen geführten Prozesse und Metadatenregeln eingehalten – für konsistente Ablage und Compliance.

Fazit

OptimiDoc Cloud verwandelt SharePoint von einer einfachen Speicherlösung in ein leistungsstarkes, automatisiertes Dokumentenmanagementsystem. Dank spezieller Workflows, intelligenter Metadatenerfassung, sicherer Zugriffskontrollen und flexibler Eingabeoptionen kann Ihr Unternehmen die Dokumentenbearbeitung vereinfachen und SharePoint optimal nutzen.