OptimiDoc | Digitalisierung der Dokumente und Druckkontrolle der Stadtregierung in Nové Město na Moravě

Nové Město na Moravě

Digitalisierung der Dokumente und Druckkontrolle der Stadtregierung in Nové Město na Moravě

 

Die Stadt Nové Město na Moravě liegt im Herzen der Horácko-Region, dem schönsten Teil der Tschechisch-Mährischen Hügellandschaft. Sie ist nicht nur für ihre historischen und kulturellen Sehenswürdigkeiten bekannt, sondern auch für den Lifestyle einer modernen Stadt.

Der fortschrittliche Arbeitsstil des Gemeinderats spiegelt sich nicht nur in der Organisation internationaler Sportveranstaltungen und der Förderung des Tourismus wider sondern auch in der professionellen Verwaltung seiner Druckdaten. Gemeinsam mit OptimiDoc wurde ein Drucksystem eingerichtet, das sowohl die Druckkosten für das Stadtbüro senkte und Arbeitszeit sparte als auch die Fehlerquote sowie das Risiko des Missbrauchs persönlicher Informationen verringerte.

 

DIE AUSGANGSSITUATION

Drucker ohne Verwaltung und Sicherung

Die Drucker in den Büros von Nové Město na Moravě waren ohne Kontrolle und Sicherheit. Neben der Nutzungs- und Kostenübersicht war es notwendig auch den sicheren Betrieb und Handhabung sensitiver Daten sicherzustellen.

Die Digitalisierung von Dokumenten war ein langwieriger Prozess und erforderte von den einzelnen Mitarbeitern viel Aufwand und Mühe. Die Schaffung eines automatisierten Dokumenten Verteilungs-Systems und einer Digitalisierung von Papierdokumenten waren daher entscheidende Innovationsschritte, um Drucklösungen nach den neuesten Standards zu erhalten.

 

DIE UMSETZUNG

Automatisierung, zentrale Verwaltung und Einhaltung der DSGVO

Phase 1:

Mit dem Ziel Dokumentsicherheit zu erlangen wurde in der ersten Phase die sogenannte Zweifaktor-Sicherung und gesicherter Druck bei allen Druckgeräten eingesetzt.

Die Benutzer holen jetzt ihre Dokumente an jedem beliebigen Gerät erst nach erfolgter Anmeldung und Bestätigung des Druckauftrags ab, um zu vermeiden, dass Dokumente gedruckt und oft unkontrolliert auf diesem Gerät belassen werden.

Zur Sicherheit reduziert sicheres Drucken auch die Kosten für das Drucken von Dokumenten, die am Gerät nicht ausgewählt wurden.

Zusätzliche Kostenreduzierung wurde durch die standardmäßige Verwendung bzw. Einstellung von Doppelseiten- (Duplex-) und Schwarzweißdruck erreicht.

Phase 2:

Die zweite Phase der Implementierung konzentrierte sich auf die Automatisierung der Verarbeitung von gedruckten Dokumenten. Für jeden Benutzer wurden Scanvorgänge erstellt – Scan-to-E-Mail (Scannen zu einer definierten E-Mail) oder Scan-to-OneDrive (Scannen in einen Cloud Speicher), mit der Möglichkeit der Konversion in editierbare Formate.

Das automatische Trennen von Scans mit Barcode-Erkennung führt zu einer signifikanten Reduzierung des Verwaltungsaufwands für die Verteilung von Verträgen. Über OptimiDoc werden wichtige Dokumente im richtigen Format und mit der richtigen Benennung direkt an die entsprechenden Ziel-Ordner gesendet. Dies machen die Katalogisierung und Verwaltung von Dokumenten einfacher als je zuvor.

Auch die Verarbeitung von Rechnungen wurde optimiert, unabhängig davon, ob es sich um gedruckte oder digitale Formate handelte. OptimiDoc extrahiert automatisch die erforderlichen Daten aus der Rechnung, z. B. Informationen zur Lieferantenidentifikation, Preise oder das Fälligkeitsdatum. Die Daten werden sicher im Ordner des Lieferanten gespeichert und die extrahierten Daten werden dann nach Bedarf verarbeitet.

Nové Město na Moravě bietet auch ein öffentliches Druck-Service für Ihre Bürger an. Deshalb musste ein sicheres System mit klar definierten Verantwortungen ausgewählt werden. OptimiDoc lieferte dies sowohl im Hinblick auf die Sicherheit als auch auf die genaue Abrechnung einzelner Ausdrucke.

VORTEILE FÜR DEN KUNDEN

Effektivität ist das Schlüsselwort

Die Notwendigkeit, das Dokumentenmanagement zu rationalisieren und zu digitalisieren, wurde in die Realität umgesetzt. Mit OptimiDoc wurde ein aktuelles System zur automatischen Weiterleitung und Digitalisierung von gedruckten Dokumenten eingerichtet, das es zu einem wichtigen Werkzeug für diese mährische Stadt macht und gleichzeitig erhebliche Einsparungen bei den Druckkosten erzielt. Die automatisierten Monatsberichte liefern auch den dringend benötigten Einblick in die Verwendung der Druckumgebung.

Zbyněk Grepl, vedoucí oddělení informatiky

Dank des OptimiDoc-Systems ist es uns gelungen, das Scannen in One-Drive in unserer Druckerflotte in einer sehr kurzen Zeit umzusetzen. Sämtliche Anforderungen wurden sofort praktisch gelöst. Durch die Implementierung von OptimiDoc Server haben wir 30% unserer Druckkosten eingespart. OptimiDoc stellt außerdem sicher, dass der Status unserer Drucker laufend überwacht wird. Wenn ein Drucker einen Fehler anzeigt, bei dem der Toner oder das Papier zu niedrig ist, informiert das System sofort den zuständigen IT-Mitarbeiter, der ihn beheben kann.