Nové Město na Moravě liegt im Herzen der Horácko-Region, dem schönsten Teil des Gebirges Českomoravská vrchovina. Die Stadt begeistert nicht nur mit ihren historischen und kulturellen Sehenswürdigkeiten, sondern auch mit ihrem modernen Lebensstil. Die fortschrittliche Arbeitsweise des örtlichen Stadtrats zeigt sich in der Ausrichtung internationaler Sportveranstaltungen, der Förderung des Tourismus und der effizienten Verwaltung von Druckdaten. Durch die Zusammenarbeit mit OptimiDoc wurde ein optimiertes Drucksystem eingeführt, das die Druckkosten für das Stadtbüro senkte, den Mitarbeitern Zeit sparte und sowohl die Fehlerquote als auch das Risiko der Fehlbehandlung personenbezogener Daten reduzierte.
Nové Město na Moravě liegt im Herzen der Horácko-Region, dem schönsten Teil des Gebirges Českomoravská vrchovina. Die Stadt begeistert nicht nur mit ihren historischen und kulturellen Sehenswürdigkeiten, sondern auch mit ihrem modernen Lebensstil. Die fortschrittliche Arbeitsweise des örtlichen Stadtrats zeigt sich in der Ausrichtung internationaler Sportveranstaltungen, der Förderung des Tourismus und der effizienten Verwaltung von Druckdaten. Durch die Zusammenarbeit mit OptimiDoc wurde ein optimiertes Drucksystem eingeführt, das die Druckkosten für das Stadtbüro senkte, den Mitarbeitern Zeit sparte und sowohl die Fehlerquote als auch das Risiko der Fehlbehandlung personenbezogener Daten reduzierte.
Vor der Einführung von OptimiDoc gab es in den Büros von Nové Město na Moravě weder eine zentrale Kontrolle noch Sicherheitsmaßnahmen für die Drucker. Es musste sichergestellt werden, dass der Betrieb abgesichert ist und sensible Daten geschützt verarbeitet werden. Die Digitalisierung von Dokumenten war ein zeitaufwendiger Prozess, der viel Arbeitsaufwand von den einzelnen Mitarbeitern erforderte. Daher war die Einführung eines Systems zur automatisierten Weiterleitung und Digitalisierung von Papierdokumenten ein entscheidender Innovationsschritt, um die neuesten Standards für Drucklösungen zu erreichen.
Die Umsetzung erfolgte in mehreren Schritten. In der ersten Phase wurde ein 2-Faktor-Sicherheitssystem auf allen Druckgeräten eingeführt. Zusammen mit einem sicheren Druckverfahren sorgt dies für den Schutz sensibler Dokumente. Benutzer können ihre Druckaufträge an einem beliebigen Gerät abrufen, indem sie sich anmelden und den Druck aktiv freigeben. Dadurch wird verhindert, dass Dokumente unkontrolliert gedruckt und unbeaufsichtigt auf Druckern zurückgelassen werden. Neben der erhöhten Sicherheit führte das sichere Drucken auch zu Kosteneinsparungen, da unnötige Druckaufträge, die nicht abgeholt wurden, vermieden werden. Zusätzlich konnte NMNM die Druckkosten durch doppelseitiges und Schwarz-Weiß-Drucken als Standardeinstellung weiter senken.
In der zweiten Phase der Umsetzung lag der Fokus auf der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. Gescanntes Material wird nun automatisch in persönliche Postfächer oder OneDrive hochgeladen, wobei die Möglichkeit besteht, Dokumente direkt in bearbeitbare Formate zu konvertieren. Die automatische Trennung von Stapelscans durch Barcode-Erkennung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich, insbesondere bei der Verteilung von Verträgen. Wichtige Dokumente werden direkt an die entsprechenden Ordner gesendet, im richtigen Format gespeichert und korrekt benannt. Dadurch wurden die Katalogisierung und Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert.
Auch die Rechnungsverarbeitung wurde optimiert – unabhängig davon, ob es sich um Papier- oder digitale Rechnungen handelt. OptimiDoc extrahiert automatisch wichtige Rechnungsdaten, wie Lieferanteninformationen, Preise und Fälligkeitsdaten. Diese Daten werden sicher im entsprechenden Lieferantenordner gespeichert und für weitere Prozesse bereitgestellt.
Zusätzlich bietet NMNM Druckdienstleistungen für Bürger an. Um die Sicherheit und genaue Abrechnung einzelner Druckaufträge zu gewährleisten, wurde ein System mit klar definierten Berechtigungen gewählt. OptimiDoc erfüllte diese Anforderungen sowohl hinsichtlich Sicherheit als auch transparenter Abrechnung.
Die Optimierung des Dokumentenmanagements war eine dringend benötigte Maßnahme, die erfolgreich umgesetzt wurde. Mit OptimiDoc wurde ein modernes System zur automatischen Weiterleitung und Digitalisierung von Papierdokumenten eingeführt – ein bedeutendes Instrument für die Stadtverwaltung. Gleichzeitig konnten erhebliche Einsparungen bei den Druckkosten erzielt werden. Die Einführung einer automatisierten Erstellung monatlicher Berichte ermöglichte zudem wertvolle Einblicke in die Nutzung der Druckinfrastruktur.
BMK bietet Druckervermietung, Managed Printing Service (MPS) und Lösungen für das Dokumentenmanagement an.
